第一章 總 則
第一條為了規(guī)范物資采購審計的內(nèi)容、程序與方法，根據(jù)《內(nèi)部審計基本準則》及內(nèi)部審計具體準則制定本指南。
第二條本指南所稱物資采購審計是指組織內(nèi)部審計機構(gòu)及人員依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動和內(nèi)部控制等所進行的獨立監(jiān)督和評價活動。本指南所稱“物資”是指組織在產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)和專項工程中所使用的主要原材料、輔助材料、燃料、動力、工具、配件和設(shè)備等。
第三條本指南適用于各類組織的內(nèi)部審計機構(gòu)、內(nèi)部審計人員及其從事的內(nèi)部審計活動。
第四條物資采購審計的目的是改善物資采購質(zhì)量，降低采購費用，維護組織的合法權(quán)益，促進組織價值的增加及目標的實現(xiàn)。
第五條物資采購審計是對物資采購全過程實施的監(jiān)督和評價，是財務審計與管理審計的融合。物資采購審計的主要內(nèi)容包括審計物資采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購期后事項等。
第六條根據(jù)組織的管理模式和要求、物資采購業(yè)務量的大小、內(nèi)部審計機構(gòu)資源等的不同，物資采購審計可以采取項目管理式審計和過程參與式審計兩種模式。
（一）項目管理式審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環(huán)節(jié)或物資品種納入年度審計計劃，形成為特定審計項目，并實施相應審計程序的審計模式。大、中型規(guī)模的組織適合采用該模式。
（二）過程參與式審計是由專職內(nèi)部審計人員參與監(jiān)督物資采購的全過程或者部分重要過程，實現(xiàn)物資采購審計的日常化。小規(guī)模組織可以采用該模式。
第七條內(nèi)部審計人員有責任警示被審計單位關(guān)注物資采購的現(xiàn)有和潛在風險。
第八條內(nèi)部審計人員應具有物資采購管理的相關(guān)專業(yè)知識，熟悉相關(guān)法律、法規(guī)、政策和組織內(nèi)部有關(guān)規(guī)定，掌握物資采購內(nèi)部控制原理，了解組織物資采購現(xiàn)狀和外部環(huán)境的變化。開展專業(yè)技術(shù)性較強的物資采購審計，內(nèi)部審計機構(gòu)可聘請外部專家參與。
第二章 物資采購前期審計
第九條物資采購前期審計是從制定年度審計計劃開始到具體實施物資采購審計程序之前對各項審計工作作出的安排。其基本過程包括：
（一）編制年度審計計劃，確定審計對象。內(nèi)部審計人員應綜合考慮以下各種因素：
1．重要性。選擇采購數(shù)量較大、采購次數(shù)頻繁、采購價格較高、采購價格變化頻繁、質(zhì)量問題突出、長期積壓或短缺、在ABC分類管理法下的A類和B類物資、群眾反映普遍、領(lǐng)導關(guān)注、內(nèi)部控制薄弱和出現(xiàn)錯弊概率較高的部門、環(huán)節(jié)或物資類別等。
2．物資采購方案、內(nèi)部控制的重大變化。內(nèi)部審計應根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部條件的變化，適時審查新的物資采購方案和內(nèi)部控制的適當性、合法性和有效性，將其列入審計計劃。
3．改進空間。根據(jù)成本效益原則，內(nèi)部審計人員應將工作改進空間較大、在增值性方面有潛力的物資采購部門、環(huán)節(jié)或物資類別確定為審計項目。
4．審計資源。
5．風險因素。風險因素可能來自組織內(nèi)部或外部。組織規(guī)模、經(jīng)濟業(yè)務性質(zhì)、賬戶余額大小、出現(xiàn)錯弊概率、物價變動幅度、技術(shù)變化速度、管理人員素質(zhì)和能力、業(yè)務量大小等都是潛在的風險因素。一般而言，風險大的項目應優(yōu)先作出審計安排。
（二）獲取與研究相關(guān)資料，制定項目審計計劃和審計方案。相關(guān)資料包括：
1、物資采購目標和計劃；
2、前期物資采購審計工作底稿；
3、組織資料，例如組織結(jié)構(gòu)圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的組織系統(tǒng)變化等；
4、財務會計資料；
5、相關(guān)制度規(guī)定，例如采購政策、采購程序制度、授權(quán)審批制度、供貨商管理制度、財產(chǎn)接觸制度、合同或協(xié)議簽定制度、憑證管理制度和定價策略等；
6、外部信息資料，例如同行業(yè)相關(guān)資料、物價水平和變化幅度、技術(shù)變化程度和供貨商資料等；
7、法律性文件。
內(nèi)部審計人員應通過審閱資料、咨詢技術(shù)專家、進行分析性復核、現(xiàn)場觀察物資采購流程、詢問等方法，研究相關(guān)背景資料，初步評價重要性和審計風險，進而制定適合本組織實際情況的物資采購項目審計計劃及審計方案。經(jīng)適當管理層批準后，向被審計單位發(fā)出物資采購審計通知書。
（三）審查、評價內(nèi)部控制。物資采購內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督五個要素。
1、采購控制環(huán)境。采購控制環(huán)境包括以下內(nèi)容：董事會成員的知識和經(jīng)驗豐富程度、獨立性地位、獨立董事所占比例、審計委員會的設(shè)置情況；管理者對待物資采購內(nèi)部控制的重視程度、采取的經(jīng)營理念和管理模式；企業(yè)文化所塑造的員工基本信念、價值觀念、思維和行為方式；組織結(jié)構(gòu)的適當性、權(quán)責劃分的明確性、獎懲的分明性、崗位設(shè)置的合理性、人員素質(zhì)的適當性；組織人力資源政策的適當性等。
2、采購風險管理。采購風險管理包括物資采購風險識別、風險評估和風險應對策略。風險識別包括檢查外部因素（如競爭、技術(shù)和經(jīng)濟變化等）和內(nèi)部因素（如員工素質(zhì)、組織活動性質(zhì)、信息系統(tǒng)處理特點等）；風險評估包括估計風險的嚴重程度、評價風險發(fā)生的可能性；風險應對策略包括根據(jù)風險評估結(jié)果作出的回避、接受、降低或分擔等風險應對措施等。
3、采購控制活動。物資采購控制活動包括以下內(nèi)容：業(yè)務授權(quán)、職責分離、質(zhì)量驗收控制、物資采購招標控制、憑證和記錄控制、資產(chǎn)接觸和記錄使用控制、獨立檢查、物價信息控制。
4、采購信息與溝通。物資采購相關(guān)信息除了涉及財務信息外，還涉及非財務信息，如物價變動信息、市場需求信息、經(jīng)濟政策信息、技術(shù)信息、供應渠道變化信息、業(yè)務流程再造信息等。信息溝通方式包括政策手冊、財務報告手冊、備查簿、口頭交流、例外情況報告和管理事例等。
5、采購監(jiān)督。采取的方式包括物資采購內(nèi)部控制自我評估、內(nèi)部審計報告、內(nèi)部控制例外情況報告、操作人員反饋以及顧客投訴等。
物資采購內(nèi)部控制審計可通過設(shè)置采購內(nèi)部控制調(diào)查表等方式進行深入調(diào)查、了解和測試，并形成審計工作底稿。
第三章 物資采購過程審計
第十條物資采購過程審計是根據(jù)采購內(nèi)部控制評審結(jié)果，確定采購計劃、價格、合同、執(zhí)行等方面的測試范圍、重點和方法，以收集審計證據(jù)。
第十一條采購計劃審計。采購計劃審計是對采購計劃中所列物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式和供貨商選擇等的真實性、合理性和有效性等進行的審計。
（一）應獲取的相關(guān)資料。包括采購政策、采購計劃、物資儲備定額補庫計劃、銷售計劃、產(chǎn)品產(chǎn)量計劃、技術(shù)措施計劃、生產(chǎn)作業(yè)計劃、在制品期初存量和期末預計存量、新產(chǎn)品試制計劃、物資工藝消耗定額、生產(chǎn)設(shè)備大中小修理計劃、技術(shù)改造計劃和物資價格供應狀況等。
（二）應關(guān)注的風險領(lǐng)域。包括采購計劃程序失控、采購計劃依據(jù)不當、采購計劃分解不到位、采購計劃執(zhí)行不徹底、采購計劃與其他計劃不協(xié)調(diào)等。
（三）審計內(nèi)容
1．采購計劃編制依據(jù)的可靠性。內(nèi)部審計人員應審查采購計劃的編制是否依據(jù)經(jīng)過批準的物資采購申請單，在MRP環(huán)境下，采購計劃的編制是否依據(jù)主生產(chǎn)計劃、主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件、庫存文件和各種零部件的生產(chǎn)時間或訂貨時間精確計算；采購計劃是否與生產(chǎn)計劃、銷售計劃、物資庫存控制計劃和資金供應計劃等相協(xié)調(diào)；是否符合組織的存貨政策、采購政策和資金管理政策。
2．采購計劃審批程序的合規(guī)性。審查各物資使用部門是否根據(jù)本期生產(chǎn)計劃和物資消耗定額確定物資實際需要量，據(jù)以填具物資采購申請單；物資管理部門是否每月根據(jù)物資實際庫存和儲備需要填具物資儲備定額補庫計劃表，提交補庫申請單；各部門負責人是否按職責分工和授權(quán)范圍對提交的采購申請單進行分類初審、對口把關(guān)；計劃部門有無會同物資管理部門核實物資庫存；最終下達的《月份物資采購計劃》有無報經(jīng)組織分管領(lǐng)導審批；對不符合規(guī)定的采購申請，有無要求請購部門或人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準；重要的和技術(shù)性較強的物資采購，是否執(zhí)行特別授權(quán)審批程序，是否組織專家進行論證，實行集體決策和審批；對生產(chǎn)急需和突發(fā)性的緊急物資采購，是否以適當形式事先通知價格信息部門，并于規(guī)定時日內(nèi)補齊辦妥有關(guān)手續(xù)。在過程參與式物資采購審計模式下，采購計劃在報經(jīng)組織分管領(lǐng)導審批前，可首先提交內(nèi)部審計人員審核。
3．采購計劃所列價格的合理性。對于重復購置的物資，如價格未發(fā)生變化，則以上次成交價格為依據(jù)，將高出確定標準的計劃價作為重點審計對象；如價格已發(fā)生變化，應掌握最新市場公允價作為審計標準。審計物資采購計劃價格時，應將新購物資作為審計的重點。當產(chǎn)品降價時，基于價值鏈管理的思想，應考慮供貨商有無對供應物資協(xié)同降價的可能。在過程參與式物資采購審計模式下，經(jīng)內(nèi)部審計人員審核后的物資采購計劃價格的處理有兩種方式，一種是只作為編制采購計劃和內(nèi)部經(jīng)濟核算的價格依據(jù)，而不作為實際采購時的價格控制標準，實際采購之前采購部門需重新報送《價格申報單》；另一種是在編制采購計劃之前，采購部門需事先提報《價格申報單》，經(jīng)審查后作為編制采購計劃的依據(jù)，并同時作為實際采購時的價格控制標準。
4．采購計劃所列物資數(shù)量的合理性。審查計劃部門對申請單是否做了最有效的歸類；物資采購數(shù)量是否考慮了經(jīng)濟批量；是否與生產(chǎn)計劃和物資庫存相適應。
5．采購方式選擇的合理性。物資的取得方式有定點進貨和非定點進貨，具體包括市場選購、電子商務采購、招標采購、委托加工、互惠購買、融資租賃和企業(yè)自制等方式。內(nèi)部審計人員應審查采購方式的確定是否綜合考慮了下列因素：現(xiàn)有資源的充分利用、物資的重要性程度、資金的貼現(xiàn)幅度、供貨商的信譽和各種價格構(gòu)成要素等。采用招標方式，應具體審查如下內(nèi)容：
（1）監(jiān)督招標過程和招標標準是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則，確定在招標、開標、評標和定標過程中有無違反規(guī)定程序、私自與供貨商串通、泄露招標信息等情況。
（2）審查有關(guān)招標文書的內(nèi)容是否完整、嚴密，有關(guān)條款規(guī)定是否得到切實遵守。
（3）監(jiān)督招標方式的選擇是否合理。采用公開招標方式的，審查對外發(fā)布的招標信息是否全面、準確，發(fā)布范圍是否具有廣泛性，參與招標的投標人是否合格；采用邀請招標的，審查接受邀請的投標單位是否具有良好信譽、資質(zhì)和財務狀況，是否邀請至少三個以上投標人參加；采用議標采購方式的，審查所采購的物資是否確實沒有供方投標、沒有合格投標者、因技術(shù)復雜或性質(zhì)特殊不能詳細確定規(guī)格或具體要求、采用招標所需時間不能滿足各組織緊急需要、不能預先計算出價格等，參加議標的單位是否在兩家以上。
（4）審查招標采購的價格是否合理。復驗標底價格，對編制標底的工作底稿所載明的物資數(shù)量、價格、人工耗費、各項其他費用及稅金等進行復核、驗算；審查最高采購限價的合理性和公允性；對于不能編制標底的招標物資或采用議標方式招標的，可根據(jù)市場行情對標的進行合理的價位判斷。
6．供貨商選擇的合理性
根據(jù)供貨商與組織的業(yè)務穩(wěn)定性，供貨商區(qū)分為定點供貨商和非定點供貨商。內(nèi)部審計人員應重點審查組織對定點供貨商選擇的合理性，包括供貨商選擇評價程序是否規(guī)范；有無明確的供貨商選擇目標和評價標準；有無建立供貨商評價小組，小組人員組成是否合理；有無完整、真實的供貨商資料；供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式；是否經(jīng)集體決策進行供貨商優(yōu)選并形成供貨商名單；是否根據(jù)供貨商和本組織的實際情況采用實地考察、書面調(diào)查、樣品檢驗或試用的方式確定供貨商；有無過度依賴特定供貨商，是否設(shè)立了備選供貨商團隊；有無對供貨商檔案進行規(guī)范管理，建立《合格供貨方目錄》，定期組織對供貨商調(diào)查和復審；修改供貨商檔案是否經(jīng)過特定授權(quán)并進行有效信息溝通等。
（四）審計方法。采購計劃審計主要采用分析法、復算法、復核法、檢查法、源頭審計法、全面審計法、簡單審計法和重點審計法等方法。
源頭審計法是始終把握問題的根源而不被表象所左右。如一般物資采購的公允價格信息源是市場，在招標采購審計中，內(nèi)部審計人員不僅要審查是否履行了規(guī)范的招標程序，還應關(guān)注招標與市場價的差異，關(guān)注結(jié)算價與中標價之間的差異，關(guān)注中標人的實質(zhì)性運作。
全面審計法是對物資采購涉及到的每一個環(huán)節(jié)、每一項資料和資料的每一個方面進行全面審計的一種方法。優(yōu)點是細致、審核質(zhì)量高，缺點是效率低、成本高。
簡單審計法是在審計力量不足或者有特殊要求時，僅針對物資采購價格或者物資采購的其他某一方面實施審計的方法。
重點審計法是針對重點物資（如采購數(shù)量大、單價高）、敏感性物資、問題較多物資的采購進行重點審查。
第十二條采購申報價格審計。采購申報價格審計是對采購價格申報內(nèi)容的完整性、價格標準確定的合理性和申報程序的規(guī)范性等方面所進行的審計。
（一）應獲取的相關(guān)資料。包括組織的物資價格制定政策、物資采購價格申報單、價格標準、物價變動信息、市場需求信息、經(jīng)濟政策信息、技術(shù)信息、供應渠道變化信息和業(yè)務流程再造信息等。
（二）應關(guān)注的風險領(lǐng)域。包括價格標準失控、價格信息系統(tǒng)無效和低效、采購效率降低、價格審查形式化、價格組成內(nèi)容單一化和串通作弊風險等。
（三）審計內(nèi)容
1．《價格申報單》填列的完整性。采購部門應在比質(zhì)比價的基礎(chǔ)上，初步確定物資采購意向，填制《價格申報單》，經(jīng)采購部門負責人簽章后，送交價格信息部門進行價格核定。內(nèi)部審計人員應審查《價格申報單》是否包括物資品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、使用部門、技術(shù)要求、供貨單位、貨比三家情況等欄目。
2．價格標準確定的合理性。主要內(nèi)容包括：
（1）審查價格信息收集渠道的廣泛性和使用的有效性?？晒┎捎玫膬r格收集渠道有網(wǎng)絡、報刊、雜志、電視、廣播、行業(yè)公報、供貨商提供和競爭對手披露等。內(nèi)部審計人員應審查采購部門和價格信息部門是否充分利用了各種價格來源渠道，建立起容量豐富的價格信息資料庫；對于獲取的各種信息源，是否按照本組織的物資種類進行了適當分類以提高檢索能力，發(fā)揮信息使用效率；是否在各部門之間進行了信息共享。
（2）審查價格信息資料收集的準確性和及時性。審查價格來源渠道是否正規(guī)，是否根據(jù)環(huán)境的變化適時地更換價格信息，能否綜合各種信息源較準確地預測未來的價格變化趨勢，為組織實施戰(zhàn)略物資管理提供價格導向。
（3）審查價格標準確定方法的適當性和計算結(jié)果的正確性。物資采購價格標準的確定方法有：分別詢價法、交叉詢價法、調(diào)查法、信息資料查詢法、歷史資料評價法、測算法、專家評估輔助法、集中詢價法、公開招標法、提供佐證法、限價法。
（4）審查價格標準構(gòu)成內(nèi)容的全面性。物資采購價格包括采購物資的買價、運雜費、保險費、途中損耗、入庫前的整理挑選費用、大宗材料的市內(nèi)運輸費、采購資金利息和其他相關(guān)費用。其中買價和運費是物資采購價格的主要影響因素。
3．采購申報價的合理性。主要內(nèi)容包括：
（1）審查是否根據(jù)不同的物資采購方式確定申報價；
（2）審查申報單中所列物資品種是否在采購計劃范圍內(nèi)，是否列入采購預算；
（3）審查采購申報價有無高估虛報問題；
（4）審查采購申報價的構(gòu)成是否齊全，是否進行了綜合比價；
（5）審查采購部門有無隨意壓價而忽視物資質(zhì)量的現(xiàn)象；
（6）對于重復購置的物資，審查申報價是否超過最高限價，最高限價有無根據(jù)市場價格變動及時進行相應調(diào)整；
（7）審查采購部門是否進行比質(zhì)比價。
4．申報價格核定程序的規(guī)范性。審查價格信息部門是否根據(jù)確定的價格標準，在測算評估、對比分析的基礎(chǔ)上，確定采購部門報價和相關(guān)費用的合理性和公允性，并提出核定意見。對違反規(guī)定或報價不合理的，價格信息部門具有否決權(quán)，提出重新詢價的建議或者核定一個最高控制價格。采購部門應參照核定意見，在核定的價格控制標準范圍內(nèi)進行采購。
（四）審計方法。采購申報價格審計主要采用價格比較法、復算法、復核法、檢查法、源頭審計法、重點審計法和簡單審計法等方法。
第十三條采購合同審計。采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。
（一）應獲取的相關(guān)資料。包括合同法、組織內(nèi)部有關(guān)合同制度、合同正文和副本以及供貨商資料等。
（二）應關(guān)注的風險領(lǐng)域。包括盲目簽定采購合同風險、合同無效風險、合同條款不利風險、合同違約風險和合同檔案管理混亂風險等。
（三）審計內(nèi)容
1．采購合同簽訂的合規(guī)合法性。主要內(nèi)容包括：
（1）審查供貨商是否具有簽約資格。
（2）審查合同的簽定程序是否合規(guī)。合同的簽定需經(jīng)市場調(diào)查、業(yè)務洽談、合同起草、合同評審、合同執(zhí)行以及合同變更、解除或終止等過程。內(nèi)部審計人員應審查在市場調(diào)查階段是否按“貨比三家”的原則進行市場調(diào)查，是否取得了供貨商完整的檔案資料以確認供貨商的信譽和履約能力，必要時是否對供貨商進行現(xiàn)場考察；參與業(yè)務洽談的代表的業(yè)務能力和技術(shù)水平是否具備，是否由兩人以上參與談判；合同起草是否使用了正規(guī)的合同版本；草簽的合同是否經(jīng)過組織法律部門、財會部門評審；是否根據(jù)組織授權(quán)要求報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批，有無履行分級授權(quán)審批手續(xù)；是否辦理了必要的公證手續(xù)；合同變更、解除或終止的理由是否充分，是否簽署了書面變更協(xié)議并履行了審批手續(xù)，對于發(fā)現(xiàn)的將嚴重損害組織利益的已簽署合同，是否及時采取了糾正措施。
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