第一章? 總? 則
? ? 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠(chéng)信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況等方面的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾臁⑴囵B(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中形成的第一手資料，是黨和國(guó)家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。
? ? 學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。本辦法適用于我校各專業(yè)層次在籍大學(xué)生。
第二章? 檔案管理機(jī)構(gòu)、原則及其職責(zé)
? ? 全體在校大學(xué)生檔案由學(xué)生處檔案管理中心負(fù)責(zé)集中管理。學(xué)生檔案管理堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實(shí)行歸口負(fù)責(zé)和集中管理相結(jié)合。
? ? 一、學(xué)生處對(duì)學(xué)生檔案管理的職責(zé)：
? ? （一）接收、核對(duì)和整理學(xué)生檔案材料；
? ? （二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；
? ? （三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，向有關(guān)部門提供學(xué)生檔案情況；
? ? （四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；
? ? （五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計(jì)工作；
? ? （六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。
? ? 二、各系及相關(guān)職能部門的職責(zé)：
? ? （一）各系要及時(shí)向?qū)W生處提交新生檔案，以便對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行接收、核對(duì)、編號(hào)和保存；
? ? （二）各系及相關(guān)職能部門需按照要求做好學(xué)生在校期間檔案材料的收集、歸檔、整理和移交工作。
? ? （三）學(xué)生處負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作。
第三章檔案的保管與保護(hù)
? ? 根據(jù)安全保密、便于查找的原則，對(duì)于學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管，嚴(yán)防檔案的毀損、失散和泄密。
? ? 一、做好檔案室防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作。
? ? （一）學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施。定期檢查上述安全設(shè)施。
? ? （二）保持檔案室的清潔和保持室內(nèi)適宜的溫度、濕度。
? ? 二、學(xué)生檔案管理實(shí)行登記、審批、統(tǒng)計(jì)和定期核對(duì)制度。
? ? （一）學(xué)生檔案接收、查閱、存檔、轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格實(shí)行登記審批。
? ? （二）學(xué)生處對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)分析工作。
? ? （三）每學(xué)年新生入學(xué)一個(gè)月后對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。
第四章? 歸檔材料范圍及要求
? ? 一、歸檔材料分類及內(nèi)容
? ? （一）招生材料：包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報(bào)名登記表、高考體檢表等；
? ? （二）入學(xué)材料：學(xué)生登記表；
? ? （三）學(xué)習(xí)材料：教務(wù)處提供的主修、選修、輔修等各科類成績(jī)單；
? ? （四）學(xué)籍材料：相關(guān)部門提供的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、出國(guó)、死亡等材料證明；
? ? （五）畢業(yè)材料：各系和相關(guān)職能部門提供的實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、學(xué)位證明、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證等各類材料；
? ? （六）獎(jiǎng)勵(lì)材料：各系和相關(guān)職能部門提供的學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間獲得的校級(jí)以上表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種材料（三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀畢業(yè)生、專項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等評(píng)審證明材料見《獎(jiǎng)勵(lì)審批表》）；
? ? （七）處分材料：學(xué)生管理部門提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律等形成的各類處分材料；
? ? （八）貸款材料：國(guó)家助學(xué)貸款材料；
? ??（九）組織材料：學(xué)生在校期間的黨團(tuán)材料；
? ? （十）更正材料：相關(guān)部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)批復(fù)等材料；
? ? （十一）可供組織參考的其他材料。
? ? 二、檔案材料的歸檔要求
? ? （一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實(shí)；文字清楚、對(duì)象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。
? ? （二）歸檔的材料，凡規(guī)定由部門審查蓋章的，必須由相關(guān)部門加蓋公章。?
? ? （三）檔案材料須用紙張為十六開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時(shí)只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書寫。
? ? （四）歸檔材料應(yīng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。
? ? （五）歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)號(hào)，并按照學(xué)號(hào)的順序先后排放。
? ? （六）學(xué)生處對(duì)不符合歸檔要求的學(xué)生檔案材料，有責(zé)任和權(quán)力對(duì)歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。
? ? （七）歸檔材料范圍以外的其他材料，需經(jīng)學(xué)生處審批后方可歸檔。
第五章? 檔案材料移交時(shí)間和檔案材料的歸檔時(shí)間
? ? 一、入學(xué)新生檔案均由各系在開學(xué)后一個(gè)月內(nèi)收集齊全，按學(xué)號(hào)形成《新生檔案移交清單》（一式兩份），按要求向?qū)W生處提交登記存檔。
? ? 二、畢業(yè)生檔案的歸檔應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)離校前一個(gè)月完成。各職能部門需提前將裝檔所需材料返給學(xué)生所在系，由各系負(fù)責(zé)將學(xué)生大學(xué)期間的歸檔材料匯總，與新生入學(xué)檔案共同裝檔、密封、加蓋本部門公章后送達(dá)學(xué)生處，由學(xué)生處按照規(guī)定時(shí)間進(jìn)行郵寄和轉(zhuǎn)遞。
第六章? 檔案的借閱
? ? 查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則：
? ? 一、各院系只能查閱本院系的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)出具介紹信，由部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋所在單位公章，經(jīng)學(xué)生處審批同意方可查閱。外單位人員（用人單位因特殊情況）需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信、有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時(shí)，檔案管理員必須在場(chǎng)。
? ? 二、查閱檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝。
? ? 三、學(xué)生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時(shí)，須說(shuō)明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借出手續(xù)。借出時(shí)，雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn)。借出時(shí)間一般不得超過(guò)7天（含休息日）；借出檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
? ? 四、查借閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。
? ? 五、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
? ? 六、依據(jù)檔案材料中所記載事實(shí)，向有關(guān)部門出具證明時(shí)，不得出具有評(píng)論性意見的文字。
? ? 七、所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，嚴(yán)格審核查閱者、借用者的資質(zhì)及審批手續(xù)。
第七章? 檔案的轉(zhuǎn)遞
? ? 一、學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國(guó)或死亡等學(xué)籍變動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
? ? 二、學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過(guò)郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。
? ? 三、轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，相關(guān)系應(yīng)當(dāng)在接到學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后及時(shí)開具證明，在學(xué)生處辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞單》，按規(guī)定寄發(fā)或送交。
? ? 四、由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，相關(guān)系在收到學(xué)生檔案后要認(rèn)真檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)將回執(zhí)寄回原學(xué)校，并持相關(guān)證明將檔案送交學(xué)生處存檔。
? ? 五、畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由學(xué)生處按有關(guān)規(guī)定組織實(shí)施。
? ? 六、申請(qǐng)自費(fèi)出國(guó)或主動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)校征求學(xué)生本人意見后，按規(guī)定寄送至有關(guān)單位代管。
? ? 七、受退學(xué)、開除學(xué)籍處分的學(xué)生，其檔案由學(xué)校寄送至學(xué)生家庭所在地人事部門管理。
? ? 八、當(dāng)年未報(bào)到入學(xué)的本科生新生，其檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門。
? ? 九、因故失蹤、死亡的學(xué)生、或因?qū)W生出國(guó)等其他原因?qū)е聶n案無(wú)法轉(zhuǎn)遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉(zhuǎn)寄回學(xué)生生源所在地。
第八章? 法律責(zé)任
? ? 檔案管理員不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對(duì)偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料徇私舞弊等違反《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)規(guī)定的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理直至追究相應(yīng)法律責(zé)任。
第九章? 附? 則
? ? 一、本辦法與政府法律、法規(guī)、部門規(guī)章相抵觸的，以政府法律、法規(guī)、部門規(guī)章為準(zhǔn)?，F(xiàn)行法律、法規(guī)及政策未明確規(guī)定且本辦法未盡事項(xiàng)，以主管校領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)為準(zhǔn)。
? ? 二、本辦法的解釋權(quán)歸學(xué)生處所有。
? ? 三、本辦法自公布之日起實(shí)施。